Analytic quality Glossary

define the term quality control and definition of quality control and quality assurance
NathanBenett Profile Pic
NathanBenett,Germany,Researcher
Published Date:11-07-2017
Your Website URL(Optional)
Comment
Quality Assurance and Accreditation: A Glossary of Basic Terms and Definitions       compiled by   Lazăr VLĂSCEANU, Laura GRÜNBERG and Dan PÂRLEA              Bucharest  2007 Preface The present publication is a revised and updated version  of the Quality Assurance and Accreditation: Glossary of Basic  Terms and Definitions which was published in 2004. The  initiative to produce such a glossary was undertaken in the  context of the Invitational Roundtable on “Indicators for  Institutional  and  Programme  Accreditation  in  Higher  Education/Tertiary Education” (3‐8 April 2003, Bucharest),  that was organized in the framework of the UNESCO‐ CEPES project “Strategic Indicators for Higher Education    1 in the Twenty‐First Century.” The need to improve the  quantitative assessment of higher education at system and  institutional levels, the main objective of the project, has  been complemented by this effort to compile in a succinct  and easily accessible format main terms and definitions in  the areas of quality assurance and accreditation in higher  education.  Even if its elaboration required a thorough analysis  and  diligent  search  of  appropriate  sources,  the  main  purpose of this glossary is a pragmatic one – to facilitate  understanding of various terms applied in the fields of  quality assurance and accreditation. It may also be used as  a  reference  tool  to  understand  the  connotations  of  the  terms in circulation. This revised and updated version also  reflects  new  developments  in  quality  assurance  and  accreditation. Thus the present version as such includes:  ─ a series  of  new terms  and sub‐terms  have been  introduced, such as: Code of professional ethics;  Competencies;  Typology  of  higher  education  institutions; National and European Qualification                                                                     1 The project was implemented within the Japanese-Funds-in-Trust for the Promotion of International Co-operation and Mutual Understanding, with assistance offered by the German Academic Exchange Service – DAAD, Bonn, Germany. More details are available at www.cepes.ro. Preface 10 Framework; European Register of External Quality  Assurance  Agencies,  European  standards;  Study  programme, etc.;  ─ a number of entries has been revised taking new  developments  and  due  attention  to  clarity  of  description;  ─ new  documents that were published since 2004  (mainly  linked  to  the  implementation  of  quality  assurance  and  accreditation  within  the  Bologna  Process)  have  been  used  and  introduced  as  definition sources;  ─ the  list  of  accreditation  and  quality  evaluation  bodies in Europe, the United States and Canada  has been updated.  This project being the result of teamwork I would like  to  thank  all  UNESCO‐CEPES  staff  members  who  have  contributed  to  its  realization,  particularly,  Lazăr  Vlăsceanu, Laura Grünberg, and Dan Pârlea.  Like its earlier version, it is my conviction that even  more so this revised version of the glossary will be found  by its user a very useful tool facilitating dealing with a  very complex, very pertinent but increasingly complex –  that of quality assurance and accreditation, which is one of  the  underlying  principles  of  the  Bologna  Process  and  developments in higher education in general.  Jan Sadlak  Director of UNESCO‐CEPES   Introduction There has always been an individual and social need to  improve the quality of life of people, including the quality  of  what  they  learn  over  many  years  of  organized  schooling,  how  they  learn  it,  and  why  they  learn  it.  Concerns about the quality of higher education are also  not recent, being an intrinsic part of any discussion on the  subject. Over the years, various developments have taken  place  relative  to  the  assessment,  monitoring,  and  improvement  of the  quality of different components  of  higher education (its governance, its contents, its forms of  pedagogy, the services offered, etc.). What is new refers to  those developments which are related to quality assurance  and  its  management.  Concepts  such  as  “quality  assessment”,  “quality  evaluation”,  and  “quality  assurance”  are  widely  used  today  within  the  wider  processes  of  managing  quality.  Frequently  used,  these  concepts are also frequently misused.  Many other attempts have been made to prepare such  glossaries, as the references listed for the present glossary  indicate. Among these, most are national, sub‐national, or  regional, with only few of global relevance. To propose a  glossary  meant  to  include  a  more  universal  set  of  meanings, while preserving a certain level of national and  regional relevance, has thus been a challenging and risky  task. We nevertheless embarked on such an endeavour,  convinced of the need to compile not so much a diversity  but a commonality of meanings. The implication was that  of observing how specific meanings are shared and how  they operate in different contexts.  We have encountered many expected and unexpected  difficulties in producing this glossary. The task proved to  be challenging as we discovered many contradictions and  paradoxes in the literature surveyed for this purpose, thus Introduction 12 we  decided  to  reveal  and  publicly  share  some  of  the  problems encountered in the preparation of this glossary.  In  exploring  the  vocabulary  of  the  field,  we  were  confronted  with  a  domain  called  “Quality  Assurance”,  which was inflated with concepts, terms, and definitions. It  was clear, however, from what we found, that this domain  is  also  seeking  a  language  of  its  own,  not  simply  one  substituting  for  a  number  of  national,  sub‐regional  languages. Indeed, in order for a domain to exist, to have  identity  and  autonomy,  to  be  fully  respected  and  recognized, it needs a language of its own so as to express  itself  as  widely  and  efficiently  as  possible.  It  needs  a  revolution of the dictionary.  It seemed to us that we were in the midst of such a  revolution. The “paradox of density”, as described by M.  Dogan and R. Phare (1990), that the more “crowded” a  given academic/scientific domain is, the less creativity one  will find in it and the more confusion and repetition will  be present, seems all too applicable to the field of quality  assurance. Following the “infancy stage”, during which  creativity  and  innovation  could  be  described  as  “over‐ productive”, the domain then presented itself as mature,  as living “its adulthood”, and as being surrounded by an  overwhelming  diversity  of  terms  and  concepts.  This  evolution  justifies  the  need  of  the  domain  for  some  stability, coherence, order, and certainties. Thus, the field is  seeking, or should be seeking, a more general/collective  language of expression and operation.   Introduction 13 In the context of the domain’s need to create its own  language,  the  following  questions  arise:  What  is  the  present state of affairs? Has the “dictionary revolution”  ended? Are the main terms and concepts about the quality  of education consistently defined? How are their meanings  shared? Is there a minimal consensus among specialists as  to what they are discussing? How are they using terms  and  concepts  within  particular  on‐going  educational  reforms? It seems that the answer to all these questions, for  the time being, at least, is a resounding “no”. As Dirk Van  Damme  said,  “despite  the  widespread  use  of  the  term  quality, a more or less agreed upon definition has not yet  materialized.  Rather,  a  multitude  of  meanings  and  conceptual confusion are the result” (Van Damme, 2003).  There are, of course, others who might have a contrary  view and they would not refrain from asserting their point  2 of view as the one universally valid.   The “revolution” has not yet run its course owing to a  set of problems that we discovered when surveying major  specialized literature. A ‘linguistic baroque world’ exists in  the  field  of  quality  assurance.  There  are  many  flowery  ingredients,  a  very  rich  linguistic  creativity  without  an  “edifice”  into  which  they  can  be  incorporated.  In  the  following we will address a number of issues, based on a                                                                     2 Lee Harvey in ‘Understanding Quality’, in FROMENT, Eric, KOHLER, Eric, PURSER, Jürgen , and WILSON, Lesley, ed. EUA Bologna Handbook. Making Bologna Work, Berlin: Dr. Josef Raabe Verlag, 2006, Chapter B4.1, p. 15.  Introduction 14 selection  of  surveyed  literature,  that  illustrate  (not  demonstrate) the process of identification of certain trends:  Confusion: There is an obvious lack of consensus in the  specialized literature. Many authors mention various  meanings for the same concept, and, at the same time,  indicate  that  certain  terms  lack  any  consistent  definition. One regularly reads statements such as:  ─ “In  much contemporary discourse on  education,  the  word,  quality,  is  frequently  mentioned,  although it is rarely defined”;  ─ “Assessment has many meanings and uses”;  ─ “Standards  and  criteria  are  among  the  most  confusing terms”;  ─ “A  performance  standard  is  a  specific  result  or  level of achievement that is deemed exemplary or  appropriate. But confusion abounds. The word is  sometimes  used  in  education  as  a  synonym  for  high expectations; at other times, ‘standard’ is used  as a synonym for benchmark.... Often one can also  hear standards discussed as if they were general  guidelines or principles.... Often speakers confuse  content  standards  with  performance  standards.  Finally, standards are routinely confused with the  criteria for judging performance”;  ─ “Quality  assessment,  quality  measurement,  and  review  of  quality  are  all  taken  here  to  be   Introduction 15 synonymous  with  evaluation,  especially  when  there is an external element to the procedure”.  Ambiguity: It is difficult not to question the abundance  of terms and concepts and to avoid thinking about the  need  to  “restrict”  the  vocabulary,  allowing  it  to  be  more coherent and consistent. Linguistic proficiency  seems to be more prolific than the creative generation  of practices of improvement.  Quite frequently, several terms are used within same  sense. “Standards” are in fact interchangeably related  to “criteria” in the United States, and these are very  different from criteria as defined in Europe. “Quality  control” is often used interchangeably with “quality  assurance”  and  “quality  management”.  Quality  assurance  is  often  considered  part  of  quality  management  of  higher  education,  while  sometimes  both are used synonymously. An “evaluation report”  is also called “audit report” or “assessment report”. An  “Institutional audit” is considered to be the same as an  “institutional review”, and a “peer review” the same as  a “external review”.  One may also find ambiguities in sentences such as:  “The  criteria  provide  a  framework  to  enable  an  institution to demonstrate that it is worthy of the status  that it seeks”.  Circularity: Sometimes circular reasoning is used in  defining terms, (e.g. “indicators indicate” or “standards  standardize”);  nevertheless,  avoiding  circularity  is  a  basic requirement for a good definition.   Introduction 16 Poetical/Lyrical  Approaches:  Possibly,  one  should  simply  accept  being  postmodern  in  a  postmodern  world,  thus  accepting  ambiguity  and  a  sort  of  deconstructivist  perspective,  like  that  of  “mapping  without routes” – as is suggested in a quote selected.  What  we  have  labeled  as  “poetic  approaches”  are  enjoyable, subtle readings, with regard to the topic;  however, we felt that they might also act as serious  impediments in any attempt to clarify meanings. The  following quotations may illustrate this point:  ─ “If we all think alike we are not thinking. We need  to  create  a  constructive  ambiguity,  or...  provide  ourselves with a map rather than a route”;  ─ “Institutional  audits  are  the  reasonable  ways  in  which  we  can  assure  reasonable  accountability  while  maintaining  reasonable  institutional  autonomy”;  ─ “Benchmarking  is  the  practice  of  being  humble  enough  to  admit  that  someone  else  is  better  at  something  and  wise  enough  to  learn  how  to  match and even surpass us at it”;  ─ “Quality assurance is a matter of awareness and  commitment which one might call quality culture”;  ─ “Quality assurance is, at best, a matter of mind,  hence pertaining to quality culture”.  Flowery language: Here is a sample of what we mean  by “flowery” ways of treating the topic:   Introduction 17 “Assessing  minimum  standards  of  quality  is  a  matter of empiricism in that they are defined by  what relevant stakeholders‐academics have said  so  far  as  academic  quality  is  concerned,  and  potential employers, for questions of subsequent  employability, more or less unanimously agree on  as being an utter and evident requirement that has  to  be  met  by  any  academic  study  programme  launched  under  that  self‐proclaimed  name,  purpose, and ambition”.  Of course, the passage in question is not a definition  and  should  not  be  judged  as  such.  But  such  “essayistic” ways of writing about quality assurance  may have various impacts on audiences and are more  likely  to  induce a  sense  of  uncertainty  than  one  of  stability.  There  is  also  the  question  of  balance.  If  isolated,  such  baroque  language  is  “harmless”  and  definitely charming. If overused, it can leave one out of  breath. It certainly cannot be helpful in inducing any  coherent meaning or understanding of the domain.  Tendencies  like  these  are  consequences  of  certain  already acknowledged major problems that are dealt  with in the specialized literature. They are evoked for  further reflection.  Definitions: As there are many types of definitions for  a given term or concept (descriptive, with focus on  genesis,  origins,  implicit/explicit,  real/nominal,  structural,  etc.),  there  are  also  many  operational  meanings in use. Options in defining a term are made   Introduction 18 taking into consideration the operational necessities.  Often the contextual meaning attributed to the term is  not  clear,  and  the  impression  is  that  of  a  general  definition. Normally, and from the start, there should  be both a theoretical and a technical or operational  option for defining any concept. Such is not always the  case when surveying the literature seeking appropriate  definitions.  New  Bureaucracy:  One  should  be  reminded  of  the  numerous  examples  of  how institutions found their  way  out  of  the  bureaucratic  system  by  window  dressing  while  hiding  away  the  “litter”.  As  the  American sociologist, E. Goffman (1959), described the  matter, the front stage was dressed in such a bright  light  that  the  back  stage  remained  hidden  in  an  impenetrable darkness. No doubt, the opposition of  glaring luminosity to pitch darkness is not necessarily  the  most  appropriate  metaphor  when  dealing  with  gray areas. Bureaucracy has entered into the field of  quality assurance in many ways: with its advantages in  terms of control, predictability, and efficiency, but also  with its constraints, imposing hierarchies of power in  terms of language or influences for the adoption of one  definition and not another. Bureaucracy has developed  institutions and networks that work for the creation of  a ‘language of its own’ for the field. Over time, an  overspecialized jargon has been created, surrounding  the  topic  with  a  certain  mystic,  and  separating  communities of research and practitioners in the field   Introduction 19 of  higher  education  into  sub‐domains,  thus  making  communication between fields increasingly difficult.  Linguistics: Linguistic problems are present within the  general  context  of  the  globalization  of  higher  education.  As  far  as  the  quality  assurance  field  is  concerned,  translation  is  a  serious  barrier  to  the  creation of a truly shared vocabulary. For instance, the  distinction  between  “assessment”  and  “evaluation”  has no linguistic equivalence in the Latin languages,  particularly  French,  Italian,  Spanish,  and  Romanian.  So, the various different definitions of such English  terms are if not meaningless, at least not applicable in  the national contexts in question.  Borrowing of terms:  Numerous  terms  and  concepts  have been borrowed from outside the educational area.  Their  adaptation  and  use  in  higher  education  is  problematic, as they were mainly framed for a specific  sector and then adapted to another, radically different  one.  Benchmarking,  for  example,  had  roots,  first  in  geology,  and  then  in  certain  private  industrial  companies, being used first by the Xerox Corporation.  The  term  was  subsequently  taken  into  the  field  of  education  as  a  means  of  comparing  and  assisting  universities in becoming competitive. More recently,  the  concept  has  been  used  at  the  level  of  a  single  discipline or subject. The same could be said for other  terms.  “Technical” Problems: Defining quality is a question of  measuring  human  achievement,  technically  a   Introduction 20 problematic task. Those involved in the definition of  terms, and thus in making decisions, should be aware  of  and  sensitive  to  the  difficulties  and  implicit  subjectivity in defining and measuring achievement.  Politics:  Assessment  is  in  itself  a  socio‐political  activity.  Defining  assessment  procedures,  extracting  information  from  the  process,  and  then  taking  decisions – all these processes have social and political  implications and may have far‐reaching personal and  social  consequences,  intended  and  unintended,  positive and negative.  These are some examples of problems many of the  shareholders in the field of higher education should be  aware of. In our attempt to eliminate some of them, we  tried to introduce a certain systematization.  When compiling the terms and definitions included in  this glossary a distinction was made between key terms  and associated terms. The key terms are those that, in our  opinion, open a wider area for theoretical and practical  exploration  in  the  fields  of  quality  assurance  and  accreditation (e.g. benchmarking, recognition, etc.), while  associated terms are derived from the key terms and, it is  hoped,  contribute  to  further  clarifications  of  their  meanings. It is also worth noting that most of the key  terms are closely related to one another and should thus be  viewed as parts of the same integrated system.  This  glossary  should  be  viewed  as  the  result  of  a  process of comparing developments in the fields of quality  assurance and accreditation. It may also be viewed as an   Introduction 21 attempt to integrate meanings that are, more often than  not, context bound. Cutting across the boundaries between  the contexts of a cultural or academic type proved to be a  difficult task, but it has become clear that only by agreeing  on specific core definitions of the most important terms  genuine  dialogue  and  substantive  comparisons  can  become possible.  The definitions proposed in this glossary have been  compiled from some of the most recent and representative  sources; nevertheless, much attention has also been paid to  the history of specific developments and applications.  There were several reasons for compiling this glossary.  The first was to put some order into the meanings attached  to various frequently used terms in the field of quality  assurance. The second was to open up new possibilities of  relating the terms. Then, too, the hope was to reflect the  complexity  but  also  the  weaknesses  of  certain  existing  conceptual frameworks. Last, but not least, the attempt  was made to point out certain boundary meanings that  might lead, when and if considered thoroughly, to the  elaboration of a more consistent discourse in the field.  However, the completed glossary, as it stands now,  leads  to  the  feeling  that  both  accreditation  and  quality  assurance  are,  at  this  stage,  too  heavily  loaded  with  context‐bound  practices.  How  global  a  glossary  on  accreditation and quality assurance can really be remains a  question for the future. At present, all that can be done is  to reflect on a more integrated conceptual model that may   Introduction 22 provide  for  improved  dialogue  and  compatible  developments.  This glossary is structured to present key terms (in  alphabetical order), each one associated, when the case  arises,  with  specific,  derived  terms.  Each  key  term  presentation  is  followed  by  certain  related  terms  (the  meanings of which assist in its further clarification) and by  the specific sources of information. The list of terms and  definitions is followed by a list of national accreditation  and quality assurance bodies.  As stated above, we compiled this glossary with an eye  to commonalties, rather than to differences, in a search for  a  more  universal  approach  to  the  domain  of  quality  assurance.  Its  intention  is  not  to  contribute  to  the  “MacDonaldization” of the field, as George Ritzer (1995)  might say, but to contribute to efforts underway to create a  basis of shared language (that will allow diversity to better  express itself).  We are aware that any definition is simply a working  tool of the mind and that defining a term does not prevent  the underlying concepts from further development. We  understand that quality assurance concepts will continue  to develop presenting a permanent challenge for experts  and practitioners. We hope that throughout this process,  the  vocabulary  of  quality  assurance  will  become  increasingly shared and less disputed.  Last  but  not  least,  we  would  like  to  thank  our  colleagues  from  the  Documentation  Unit,  in  particular   Introduction 23 Elisaveta  Buică,  for  their  contribution  to  this  revised  version.  Lazăr Vlăsceanu, Laura Grünberg, and Dan Pârlea  REFERENCES DOGAN, MATTEI, AND PHARE, ROBERT. Creative Marginality Innovation at the Intersections of Social Sciences. Boulder, Colorado: Westview Press, 1990. GOFFMAN, E. The Presentation of Self in Everyday Life. Garden City, New York: Doubleday, 1959. RITZER, GEORGE. The MacDonalization of Society: An Investigation into the Changing Character of Social Life. Rev. ed. Thousand Oaks, California: Sage Publications, 1996. VAN DAMME, DIRK. “Standards and Indicators in Institutional and Programme Accreditation in Higher Education: A Conceptual Framework and a Proposal”, in, L. Vlăsceanu and L. C. Barrows, eds. Indicators for Institutional and Programme Accreditation in Higher/Tertiary Education. Bucharest: UNESCO-CEPES, 2004, pp. 125-157.     Terms and Definitions ACCREDITATION 1.  The  process  by  which  a  (non‐)governmental  or  private  body  evaluates  the  quality  of  a  higher  education  institution  as  a  whole  or  of  a  specific  educational  programme  in  order  to  formally  recognize it as having met certain pre‐determined  minimal  criteria  or  standards.  The  result  of  this  process is usually the awarding of a status (a yes/no  decision), of recognition, and sometimes of a license  to operate within a time‐limited validity. The process  can  imply  initial  and  periodic  self‐study  and  evaluation  by  external  peers.  The  accreditation  process generally involves three specific steps: (i) a  self‐evaluation process conducted by the faculty, the  administrators,  and  the  staff  of  the  institution  or  academic programme, resulting in a report that takes  as its reference the set of standards and criteria of the  accrediting body; (ii) a study visit, conducted by a  team  of  peers,  selected  by  the  accrediting  organization, which reviews the evidence, visits the  premises,  and  interviews  the  academic  and  administrative  staff,  resulting  in  an  assessment  report,  including  a  recommendation  to  the  commission  of  the  accrediting  body;  (iii)  an  examination  by  the  commission  of  the evidence and  recommendation  on  the  basis  of  the  given  set  of  criteria concerning quality and resulting in a final Terms and Definitions 26 judgment  and  the  communication  of  the  formal  decision to the institution and other constituencies, if  appropriate.   2. The instrument by which one institution, without its  own degree awarding powers or choosing not to use  its awarding powers, gains wide authority to award,  and/or gains recognition of its qualifications from  another competent authority, and to exercise powers  and  responsibility  for  academic  provision.  This  authority might be the State, a government agency,  or  another  domestic  or  foreign  higher  education  institution.   Institutional  Accreditation:  The  terms  refer  to  the  accreditation  of  an  entire  institution,  including  all  its  programmes, sites, and methods of delivery, without any  implication to the quality of the study programmes of the  institution.   Regional Accreditation (USA): Accreditation granted  to  a  higher  education  institution  by  a  recognized  accrediting  association  or  commission  that  conducts  accreditation procedures in a particular geographic area  (usually that of three or more states). The United States has  six regional accrediting commissions.   Specialized  Accreditation:  The  accreditation  of  individual  units  or  programmes  (e.g.  professional  education), by “specialized” or “programme” accrediting  bodies  applying  specific  standards  for  curriculum  and  course content.    Terms and Definitions 27 Duration of Accreditation: Accreditation decisions are  limited  in  time.  The  duration  of  validity  of  the  accreditation license is established by the accrediting body,  which generally holds the right to suspend or to renew the  license, upon the satisfactory resolution of any identified  issues.   Accreditation of Prior Learning: The process by which  individuals  are  awarded  credit  toward  qualifications  based on their prior learning and (sometimes) experience  (also called experiential learning). The credit is awarded  upon  clear  evidence  that  the  respective  learning  has  resulted in the student having achieved the appropriate  learning outcomes.   Accreditation  Status:  The  formal  recognition  benefiting  an  institution  or  specialized  programme  for  meeting the appropriate standards of educational quality  established by the accrediting body at a regional, national,  or specialized level.   Accreditation Survey: The evaluation of an institution  to  identify  its  level  of  compliance  with  the  applicable  standards  of  the  accreditation  body  and  to  make  determinations  concerning  its  accreditation  status.  The  survey  includes  an  evaluation  of  documents  and  information (evidence) provided by the personnel of the  higher  education  institution,  following  on‐site  observations by mandated visitors.   Portfolio  for  Accreditation:  An  accumulation  of  evidence  (record  of  achievement)  about  specific