Business process Re Engineering Lecture notes

business process re engineering for competitive advantage and business process re engineering literature review and life cycle methodology pdf free
PhilipMorris Profile Pic
PhilipMorris,Switzerland,Researcher
Published Date:17-07-2017
Your Website URL(Optional)
Comment
      Master in Computing          Master of Science Thesis      Business Process Reengineering  based on Measures    Jordi Gálvez Escañuela        Advisor: Xavier Franch Gutiérrez  Co‐Advisor: Josepa Ribes Puig      09/09/2013            2   TABLE OF CONTENTS  List of Figures ................................................................................................................................ 5  List of Tables .................................................................................................................................. 8  Abstract ......................................................................................................................................... 9  Master Thesis background and objectives .................................................................................. 11  PART I : SYSTEMATIC REVIEW ..................................................................................................... 13  1 Introduction .......................................................................................................................... 13  2 Planning the review .............................................................................................................. 15  2.1 The need for a review ................................................................................................... 15  2.2 Development of a review protocol ............................................................................... 16  3 Conducting the review ......................................................................................................... 20  3.1 Conducting the search................................................................................................... 20  3.2 Selection of primary studies .......................................................................................... 20  3.3 Data extraction and data synthesis ............................................................................... 21  4 Systematic review results analysis ....................................................................................... 22  4.1 Non domain based metrics ........................................................................................... 22  4.2 Domain specific metrics ................................................................................................ 34  4.3 Methodologies and GQM .............................................................................................. 40  4.4 Simulation ..................................................................................................................... 58  5 Conclusions ........................................................................................................................... 63  5.1 Answers to the research questions ............................................................................... 66  PART II : METHODOLOGICAL REENGINEERING OF A CASE STUDY .............................................. 68  6. The Cancer Registry case study ........................................................................................... 68  7. Selection of Methodology ................................................................................................... 71  7.1 Population of works ...................................................................................................... 71  7.2 Evaluation procedure .................................................................................................... 71  7.3 Evaluation results .......................................................................................................... 72    3   8. Application of the PRiM method for reengineering the process ........................................ 74  8.1 Description of current process ...................................................................................... 74  8.2 I Modelling ................................................................................................................... 83  8.3 Reengineering the process ............................................................................................ 95  8.4 Generation of alternatives ............................................................................................ 95  8.5 Evaluating alternatives ................................................................................................ 104  9. Study of Viability of Simulation for evaluating i models ................................................. 114  9.1 The simulation process ................................................................................................ 114  9.2 Validation of I models with simulation ..................................................................... 117  9.3 Comparison with structural metrics ............................................................................ 120  10. Conclusions and future work .......................................................................................... 121  Glossary ..................................................................................................................................... 123  Abreviatures .............................................................................................................................. 125  References ................................................................................................................................. 126             4   LIST OF FIGURES  Figure 1: Yaung linkage matrix .................................................................................................... 23  Figure 2: Balasubramanian Structural metrics ............................................................................ 27  Figure 3: Oczelik performance measures .................................................................................... 29  Figure 4: Cheng customer queue ................................................................................................ 30  Figure 5: Mohanty BPR model..................................................................................................... 36  Figure 6: Mohanty cost value matrix .......................................................................................... 36  Figure 7: Khan reception summary chart .................................................................................... 38  Figure 8: Khan customer services summary chart ...................................................................... 38  Figure 9: Niessink success factors ............................................................................................... 41  Figure 10: Niessink measurement process levels ....................................................................... 41  Figure 11: Kueng process modeling cycle ................................................................................... 43  Figure 12: Kueng goals ................................................................................................................ 44  Figure 13: Kueng goals ................................................................................................................ 44  Figure 14: Nissen design process ................................................................................................ 45  Figure 15: Goel BPR ..................................................................................................................... 47  Figure 16: Goel business process integration issues ................................................................... 48  Figure 17: Grau PRiM methodology phases ................................................................................ 49  Figure 18: Franch metrics ............................................................................................................ 51  Figure 19: Franch patterns catalog ............................................................................................. 51  Figure 20: Aversano goals characteristics ................................................................................... 53  Figure 21: Aversano metrics example ......................................................................................... 54  Figure 22: Ramos results summary ............................................................................................. 56  Figure 23: Oinas goal purpose ..................................................................................................... 57  Figure 24: Oinas goal indicators .................................................................................................. 57  Figure 25: Greasely arrest cost .................................................................................................... 61  Figure 26: Greasely cost increment ............................................................................................ 61    5   Figure 27: i models elements .................................................................................................... 84  Figure 28: DIS 1 ........................................................................................................................... 85  Figure 29: DIS 2 ........................................................................................................................... 85  Figure 30: DIS 3 ........................................................................................................................... 86  Figure 31: DIS 4 ........................................................................................................................... 87  Figure 32: DIS 5 ........................................................................................................................... 87  Figure 33: DIS 6 ........................................................................................................................... 88  Figure 34: DIS 7 ........................................................................................................................... 88  Figure 35: DIS 8 ........................................................................................................................... 89  Figure 36: DIS 9 ........................................................................................................................... 90  Figure 37: DIS 10 ......................................................................................................................... 90  Figure 38: DIS 11 ......................................................................................................................... 91  Figure 39: DIS 12 ......................................................................................................................... 92  Figure 40: intentional DIS 1 ......................................................................................................... 93  Figure 41: intentional DIS 2 ......................................................................................................... 93  Figure 42: intentional DIS 3 ......................................................................................................... 94  Figure 43: intentional DIS 4 ......................................................................................................... 94  Figure 44: alternative DIS 1 ......................................................................................................... 97  Figure 45: alternative DIS 2 ......................................................................................................... 98  Figure 46: alternative DIS 3 ......................................................................................................... 99  Figure 47: alternative DIS 4 ......................................................................................................... 99  Figure 48: alternative DIS 5 ....................................................................................................... 100  Figure 49: alternative DIS 6 ....................................................................................................... 100  Figure 50: alternative DIS 7 ....................................................................................................... 101  Figure 51: alternative DIS 8 ....................................................................................................... 102  Figure 52: alternative DIS 9 ....................................................................................................... 102  Figure 53: alternative DIS 10 ..................................................................................................... 103    6   Figure 54: alternative DIS 11 ..................................................................................................... 104  Figure 55: Beta distribution example ........................................................................................ 116  Figure 56: simulation designs compared .................................................................................. 118         7   LIST OF TABLES  Table 1: Data extraction template .............................................................................................. 19  Table 2: Searches results ............................................................................................................. 20  Table 3: Specific metrics summary .............................................................................................. 63  Table 4: specific domain metrics summary ................................................................................. 64  Table 5: methodologies summary ............................................................................................... 65  Table 6: simulation summary ...................................................................................................... 66  Table 7: methodologies scores summary ................................................................................... 73  Table 8: actors main goals ........................................................................................................... 83  Table 9: CR goals analysis .......................................................................................................... 105  Table 10: Goal 1 questions ........................................................................................................ 105  Table 11: Goal 2 questions ........................................................................................................ 106  Table 12: Goal 3 questions ........................................................................................................ 106  Table 13: CR metrics type .......................................................................................................... 110  Table 14: structural metrics model comparison ....................................................................... 112         8   ABSTRACT    Business Process Reengineering (BPR) allows organizations to change their processes in order  to  improve  their  activities  according  to  their  own  objectives.  Measurement  is  needed  to  evaluate the reengineering process.   The Cancer Registry of the Catalan Institute of Oncology (ICO) needs a redesign of some  processes. So a systematic review is carried to define the state of the art on the use of metrics  in BPR. As a result of the review, the PRiM methodology is selected as the most appropriate for  measuring the redesign of the Cancer Registry, which then is modeled using the i paradigm.  Both the “as‐is” model and the “to‐be” model are presented, and metrics are defined to see if  the redesign adapts to the expected goals.           9              10   MASTER THESIS BACKGROUND AND OBJECTIVES    Business Process Reengineering (BPR) is the activity of changing the business process of an  organization. BPR is aimed to help organizations fundamentally rethink how they do their work  in order to dramatically improve customer service, cut operational costs, and become world‐ class competitors 1.   BPR is basically rethinking and radically redesigning an organization's existing resources and  processes. BPR is an approach for redesigning the way work is done to better support the  organization's goals and reduce costs. Reengineering starts with a high‐level assessment of the  organization's mission, strategic goals, and customer needs. Basic questions are asked, such as:   Does our mission need to be redefined?    Are our strategic goals aligned with our mission?    Who are our customers?   An organization may find that it is operating on questionable assumptions, particularly in  terms of the wants and needs of its customers. Only after the organization rethinks what it  should be doing, does it go on to decide how best to do it 1.  In order to properly conduct this activity, it is needed to detect which are the weaknesses of  the current processes and how they can be corrected. Some proposals exist that answer to  these questions through the identification of a suite of business‐oriented measures that allow  accurate assessment of process accuracy and eventually provide the basis to compare new  candidate processes with the current ones.  The first objective of this Master Thesis is to perform a systematic review of the state of the art  of how business processes are measured and evaluated, and identify which metrics are used,  in which way, and which methods are used to implement these metrics into the activity of  redesigning the process of an organization. Reviewed articles are grouped into similar themes  in order to provide a better presentation of the obtained knowledge.    The second objective is to use the knowledge provided by the systematic review on a case  study. The framework of this case study is the Cancer Registry of the Catalan Institute of  Oncology  (ICO)  2,  where  my  current  work  is  being  developed.  In  this  case  study,  the  organization needs to redesign some of its processes in order to better achieve its goals, and  to provide better results in a more efficient way. Based on the results of the systematic review,  the application of the PRiM methodology 3 is decided, as it is the most suitable solution for  the studied problem.   As  a  result  of  the  work  presented,  it  arise  the  question  of  the  use  of  simulation  into  a  methodology such as PRiM. So in the final chapter of this Master Thesis a brief exploration is  performed on how simulation can be used to obtain an estimation of the values of the metrics  defined in the case study. The whole simulation process was not performed, as it would be a  time consuming task and is out of the scope of this Master Thesis.     11   This document is structured as follows: chapter 1 presents the systematic review. Chapter 2  explains how the review was planned, while chapter 3 explain how it was performed. Chapter  4  presents  the  results  obtained  in  each  reviewed  article,  and  chapter  5  presents  the  conclusions of the review. Chapter 6 presents the Cancer Registry case study. In chapter 7,  methodologies from the systematic review are evaluated, and PRiM is selected as the most  appropriate one for the case study. In chapter 8, the PRiM method is applied to the Cancer  Registry, where both the “as‐is” and the “to‐be” processes are modeled, and structural metrics  are defined for model evaluation. On chapter 9, the use of simulation on obtaining estimated  values for the metrics is discussed. Finally, on Chapter 10 conclusions are presented.         12   PART I : SYSTEMATIC REVIEW    1 INTRODUCTION    The first task in this Master Thesis was to study the state of the art of measurement in  Business  Process  Reengineering.  This  knowledge  allows  to  identify  the  main  strengths  of  measuring processes in an organization, so it can lead to a redesign of those processes that  assures the compliment of the organization’s objectives in a more efficient way. Also, by  identifying  weak  points  in  the  current  established  measures  can  suggest  that  further  investigation and research activities can be done in some specific areas.  In order to do this study, a systematic review was performed, through searching for literature  with various public accessible searching database engines like IEEExplore, ACM or Science  Direct. A systematic review allows gathering available knowledge and experience in a topic  area, so it can be reused. This is done in a way that assures that the review is fair, so every  result is counted, even those that don’t support the main hypothesis of the researcher. For this  review, a methodology must be determined, so research works can be selected in an accurate  and objective way, and obtained results are valid, reliable and have scientific value.  The  methodology  used  for  the  systematic  review  is  based  on  guidelines  proposed  by  Kitchenham 4. Although it is based on guidelines for medical researchers, it has been adapted  for being useful for software engineering researchers, as it is not as heavily based on empirical  results as in medical research.  A systematic review has a number of key features that makes it different from a conventional  literature review, which are:   A protocol is defined for the review that specifies some important points that have to  be addressed, the most important being the research questions and the methodology  used for the review.   A search strategy defines on which engines the literature will be searched, and also  which options are used, like searching on journals or conferences or on which fields  the keywords have to appear.   Each search is documented, so anyone can replicate it and obtain the same results.  This documentation also assures that searches are complete and well done.   Each primary study is included or excluded based on explicit criteria.   All the information that has to be obtained from each primary study is specified on the  review. Also, each study is evaluated using specified quality criteria.  The definition of a review protocol is a key feature of a systematic review, because it specifies  the methodology used for conducting the review, allowing to reduce the possible researcher  bias (that is, to avoid that some studies may be selected due to researcher expectations). The    13   review  process  consists  of  different  activities,  which  can  be  sequential  but  also  include  iteration, that can be divided into three groups:   1. Planning the review: Identification of the need for a review and development of the  review protocol.  2. Conducting the review: includes the identification of the research, selection of primary  studies, a quality assessment study, data extraction and monitoring, and finally, data  synthesis.  3. Reporting the review, which is a single task.  All the activities of the review process are discussed on the following sections.         14   2 PLANNING THE REVIEW    2.1 THE NEED FOR A REVIEW    The main motivation for conducting a systematic review is the need for the researcher to have  summarized all the information that is available on the research topic. Also, this information  has to be gathered in a thorough and unbiased manner, so conclusions and future research  can be stated.  So before planning the review, the researcher must see if there is a need of doing it, by  identifying  and  reviewing  any  already  existing  systematic  review  on  the  topic.  Although  Kitchenham 4  doesn’t specify a procedure for searching existing systematic reviews, we  followed the method proposed in Palomares’ Master Thesis 5, where systematic reviews and  states of the art were searched on electronic databases using a specific search string. The  databases used for this search were:   IEEExplore 6   ACM 7   Springer 8   Science Direct 9  We were searching for reviews covering the use of metrics (or measures) in the reengineering  of business process (or models). So the search string must include the following keywords:   Metric or metrics or measure or measures. So: (metric or measure)   Business process, processes, model or models. So: business and (process or model)   Any form of reengineering. So: reengine   Review or state of the art  We consider that the search of these keywords must be done on the title of the papers, so  noise can be reduced on the results. The appearance of “review” and “state of the art” in the  title should give them relevance because the nature of these works.  Finally, the search string is used as follows:  Business and reengine and (metric or measure) and (process or model) and  (review or “state of the art”) in (Title)  This  search  didn’t  produce  any  result  on  any  of  the  four  queries  done  on  the  specified  databases. We assumed that no systematic review or state of the art on metrics on business  process reengineering has been published at the time of the search, therefore the need for  this systematic review is stated.      15   2.2 DEVELOPMENT OF A REVIEW PROTOCOL    A review protocol specifies the methods that will be used to undertake a specific systematic  review. By doing this, the possible researcher bias is reduced, for example as the selection of  individual studies is not driven by researcher expectations.  The review  protocol includes a series of elements, all  the  points of  the review and also  additional information about planning it. These are:   A rationale for the survey and the questions that the research is intended to answer.   The strategy that should be used for primary studies. That includes identifying search  terms and resources (databases, journals and conferences).   A definition of which criteria will be used for study selection, that is, which studies  should be selected or excluded for the review. Also it is decided how many assessors  will evaluate each study, and how differences between assessors will be treated.   A data extraction strategy, that defines how to obtain the information required from  each study, and validation if required.   Synthesis strategy for the data extracted from studies.   Project timetable that defines the review plan.    2.2.1 THE RESEARCH QUESTIONS    The intention of the systematic review is to answer the questions that have been developed  that identify and/or scope future research activities. The objective of this work is to study  metrics of business processes, and its application on reengineering these processes.  So, the research questions on this systematic review are:   Which metrics are used to asses that required goals are accomplished on the process  model?   How metrics can help to identify errors on a process model?   How can this metrics give directions to a possible redesign of a model?   How this metrics are used to compare a given model to an alternative redesigned one?    2.2.2 THE SEARCH STRATEGY    The  searching  for  works  was  done  using  popular  databases  available  on  internet.  These  databases cover a broad number of sources, such as journals and conferences.    16   Some different options were considered, but we decided to discard Google Scholar because it  covers a wide range of different topics, so a lot of noise (non‐related works) was obtained in  the results of the search.  Finally, the selected databases to perform the systematic review were:   IEEE Xplore 6: is a database produced by IEEE which includes the full publications of  IEEE (Institute of Electric and Electronic Engineers) and IET (Institution of Engineering  and Technology). It contains journals and proceedings from both institutions since  1988.   ACM 7: It has complete access to the publications of ACM (Association for Computing  Machinery), for both journals and proceedings.   Springer 8: is a database of journals and books published by Springer‐Verlag and  other editors, such as Kluwer. It includes 500 multidisciplinary journals, and also 1800  monographs of the collection Lecture Notes in Computer Science (LNCS), all of them  specialized in computer science.   Science Direct 9: it has a complete access to the publications of Elsevier editorial,  which  includes  journals  and  proceedings,  with  the  advantage  of  open  contents,  accessible without need of subscription.  As in the search for systematic review and states of the art, we decided searching for works  that use metrics for evaluating some kind of business process reengineering. Synonyms have  been considered, because metrics can also be referred as measures,  and processes can be  referred as models or modeling, although the term “Business Process Reengineering” is often  used as some kind of standard term in the literature.   The search has been done in title, abstract and/or keywords, because these are the places  where those terms are more likely to have relevance. We excluded searching in full text to  avoid a huge amount of noise in the results.  Then, the search strings was as follows:   Business and reengine and (metric or measure) and (process or model) in (Title,  Abstract or Keywords)  This is the strategy used for searching primary studies and the extraction of data:  1. A query is performed in the selected databases using the search string, and then  obtained results are exported to the Mendeley Desktop reference manager 10.  2. The reference manager is used to delete duplicate and non‐relevant works.  3. A first selection of papers is done by reading the title. There are papers that are clearly  not related to the topic that appear in the results by coincidence, so these are not  considered.  4. In doubtful cases, a second selection is refined by reading the abstract.  5. Relevant papers related to the scope of the systematic review are selected by an  overview of the full text.    17   6. Only the papers selected on the previous step are read in depth. During this read of  the full text, a first set of data is extracted from the papers which are oriented to  answer the research questions. This data is used to fill a template that is used to state  the  main  characteristics  of  each  paper,  that  later  is  used  as  a  guide  so  further  classification and data extraction is made more easily.   7. A first assessment of the selected papers is made based on a personal view of their  relevance.  8. Additional works are added to the selection, based on references found on papers  reviewed on previous steps.    2.2.3 STUDY SELECTION CRITERIA    A specific selection criteria is used on steps 3 to 6, to identify primary studies directly related  to answer to the specified research questions. This criteria is specified before the selection  actually begins, so bias related to researcher expectations is reduced. These are the criteria  established:   The selection of papers based on their title made in step 3 is a first filter to separate  papers that are not directly related to business process reengineering. That are papers  related to a completely different topic, that appear in the query results by coincidence.   The second selection by abstract made in step 4, covers papers that are related to  business process reengineering, but metrics are not a part of the study.   The overview of the full text in step 5, and the in depth read in step 6, remove papers  where  metrics,  although  being  mentioned  or  present  in  the  study,  don’t  take  a  significant part of it, or offer poor results.    2.2.4 DATA EXTRACTION TEMPLATE    A template is made that specifies the required information that has to be retrieved from each  selected paper. This is aimed to gather all relevant data that appears in the studies, so they can  later be easily classified. The template is specified in Table 1.            18   Table 1: Data extraction template  Topic  Description  Domain  General purpose or specific domain proposal  Current process  Is the current process evaluated and/or search of errors and flaws is  done?  Goal oriented  The  reengineering  is  done  explicitly  considering  goals  of  the  organization?  Alternatives design  Are they generated in a specific proposed way?  Design directions  Directions on how the redesign must be done to address an specific  issue (flaw correction or specific improvement)  Alternatives  Generated alternative designs are compared between them and with  comparison  the current process?  Type of metrics  Quantitative or qualitative  Case study  Is the proposal applied to a case study and was it successful?  Implemented toolkit  Is the proposal implemented in a software that can be used as a tool  in other cases?    2.2.5 PROJECT TIMETABLE    There is no timetable for this work apart from deadlines imposed by the Master Thesis itself,  so this part of the protocol is skipped.          19   3 CONDUCTING THE REVIEW    The following section explains how the review was conducted: the search for works in the  different databases, the selection of primary studies and the data extraction.    3.1 CONDUCTING THE SEARCH    This section covers the first two steps of the review protocol: using the search string in the  databases search engines several results were obtained, that were gathered using Mendeley  Desktop reference manager 10, where duplicates and non‐relevant works were deleted.  All four databases search engines had different ways of performing the queries, in the way  “ands”,  “ors”  and  wildcards  were  introduced.  Specifically,  ACM  and  Springer  ways  of  implementing queries didn’t allow performing the search in a single query, so two queries had  to be performed separately and then results combined.   Found references were imported to Mendeley Desktop reference manager. Duplicates and an  article not written in English were deleted. The results of the searches were as follows:    Table 2: Searches results  Engine  Number of relevant  Duplicates  Deleted by language  references  ACM  215 0 0 IEEE Xplore  96 2 0 Science Direct  26 1 0 Springer  12 1 1 Total  349 4 1   3.2 SELECTION OF PRIMARY STUDIES   This stage covers the identification of which studies would be included in the review, based on  the selection criteria specified before. At the beginning of this stage we had 349 references.   First, 208 articles were discarded by its title, so 141 were left to read the abstract. By revising  the abstract, another 85 articles were rejected, so the full text review was done in a total of 56  articles. Of these, we were not able to find the full text of 11 references, so the full text was  read for 45 of them. After reading these, 16 were rejected because the use of metrics was not  relevant, or they did not have relation with the questions intended to be answer in this review.    20   

Advise: Why You Wasting Money in Costly SEO Tools, Use World's Best Free SEO Tool Ubersuggest.